La documentazione delle spese di trasferta varia a seconda del tipo di spesa sostenuta.
Vediamo le principali tipologie
– Viaggio e trasporto : i documenti possono essere anche anonimi ma devono almeno contenere luogo e data del viaggio per poterli ricondurre alla trasferta;
– Rimborsi chilometrici : i viaggi con il mezzo del dipendente o collaboratore devono essere riepilogati in un documento che specifica analiticamente per ciascun viaggio: Data della trasferta; Comune di trasferta; Soggetto visitato (cliente, fornitore, ecc.); Chilometri percorsi; Tipo automezzo utilizzato;
– Vitto e alloggio :rimborso previa presentazione di fattura o ricevuta fiscale o scontrino parlante, intestati al lavoratore oppure al datore di lavoro;
– Altre spese : esempi di altre spese possono essere Ricevute di ricariche telefoniche, acquisto riviste e giornali, spese per parcheggi e lavanderia, ecc.;
– Spese di rappresentanza : riguardano le spese di rappresentanza sostenute durante una trasferta.
Per le modalità di rimborso delle spese possiamo distinguere fra :
– Metodo del rimborso analitico o a piè di lista che consiste nel rimborso, dietro presentazione di idonea documentazione probatoria, delle spese sostenute dal dipendente o collaboratore
– Metodo forfettario consiste nell’erogazione di un’indennità forfettaria di trasferta, senza presentazione di documenti di spesa, relativamente alle spese di vitto e alloggio, esente da IRPEF e contributi se inferiore a determinate soglie.
– Metodo misto assembla i due metodi di cui sopra e consiste nell’erogazione di un’indennità forfettaria di trasferta e nel rimborso analitico di alcune spese.