Note spese e dematerializzazione

 In Amministrazione, Finanza, Controllo

L’Agenzia delle Entrate è intervenuta nel 2019 in ambito di dematerializzazione, in particolare con riferimento a una questione d’interesse per coloro che si occupano di digitalizzazione dei documenti.

Premesso che ai fini fiscali, s’intende per «documento informatico» qualsiasi documento elettronico che contenga la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (R.M. 10.4.2017, n. 46/E).

Ai sensi del D.M. 17.6.2014 il documento informatico deve possedere le caratteristiche:
– dell’immodificabilità (il documento non può subire alterazioni di alcun tipo);
– dell’integrità (il contenuto non può subire modifiche);
– dell’autenticità (occorre un riferimento univoco tra chi ha creato il file ed il documento medesimo, in modo che non possano esserci dubbi sulla provenienza dello stesso da parte dei terzi);
– della leggibilità (garanzia di leggibilità del documento informatico da parte dell’occhio umano);
– utilizzare i formati previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale, dai decreti emanati ai sensi dell’art. 71 del CAD, ovvero quelli scelti dal responsabile della conservazione il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione.
Il rispetto dei predetti requisiti deve essere garantito durante tutta la vita del documento informatico, dalla formazione alla emissione, dalla trasmissione alla conservazione, dalla copia alla duplicazione, dalla riproduzione all’esibizione e dalla validazione temporale alla sottoscrizione.

In generale e ai sensi della normativa e della prassi vigenti, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro allegati – deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. E che, in tale evenienza, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali possono essere realizzati, inoltre, duplicati informatici ai sensi dell’art. 23-bis del CAD.

L’Agenzia delle Entrate ha evidenziato che che i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità di cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell’art. 1, lett. v), del CAD, che qualifica come tali i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

La stessa nota spese in formato analogico può essere considerata un documento originale non unico in base alle precisazioni fornite dalla R.M. 161/E/2008, secondo la quale, se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.

Pertanto, il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese dei trasfertisti è correttamente perfezionato, in base al combinato disposto degli artt. 3 e 4 del D.M. 17.6.2014, senza necessità che un pubblico ufficiale attesti, ai sensi del co. 2 del citato art. 4, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

L’Agenzia sottolinea anche che se il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, allora lo stesso ha natura di documento analogico originale unico, la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.

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